管理之窗

鹤北小学档案管理常规制度

发布日期:2005-06-16 10:50:15   编辑:鹤北小学   点击率:

一、档案室管理制度

为了不断提高学校档案的科学管理和服务效率,提高档案室的利用率和室内安全、整洁,特制定档案管理制度。

    1、档案室是开放利用档案资料信息资源的窗口,储存档案史料的要地,无关人员不得随便进入。

    2、经常检查室内、箱内的防潮、防火用品,切实做好“八防”工作。

    3、档案管理人员对室内实行天天小扫除,一周大扫除制度,保持室内的整洁和档案的质量。

    4、档案管理人员下班时,必须把存放案卷的箱柜上锁,做到离室随手关窗、关闭电源、锁好房门。

5、档案库房内严禁吸烟、杜绝明火入室,确保档案室的安全。

二、立卷归档制度

为了完整、准确、系统地保存学校在工作中所形成的具有查考利用价值的各类档案,便于今后查考和利用,特制度立卷归档制度。

1、及时收集学校各分管条线,做好平时归卷工作。

2、按学校现行制度修订立卷类目及保管期限供各分管条线立卷时参考,以利于有计划、有条理地进行平时归卷工作。

3、档案室管理人员,要主动协助、监促各分管领导完成归卷工作。

4、按国家档案法及有关上级规定,严格把好组卷关、案卷达到标准化、规范化。

5、归档时间定为当年形成的文书档案,应予次年六月底以前完成立卷归档。

三、档案保管制度

    为防治档案的损坏、延长档案的寿命,确保档案的完整和安全,特制订档案保管制度。   

    1、为了充分发挥档案的利于率,组卷时必须做到材料齐全、字迹清楚、装订结实、整齐、排列有序。

    2、对属永久、长期保存的档案,发现有破损、退变现象,做到及时修复,保持档案的完好性。

    3、严格执行档案借阅、保密等制度,防止人为散失、泄密和损缺,确保档案的完整安全。

    4、为了便于查找和利用,做好档案分门别类、  系统存放、集中统一管理工作。

    5、落实各项措施,切实做好档案的防潮、防火、防尘、防蛀工作。

6、档案入室和移出要有登记和统计,并写好一定的利用效果。

四、档案借用制度

为了发挥档案在学校各项工作的服务作用,特制定档案借用制度。

1、凡查阅档案,必须办理借阅登记手续,阅或直接面还保管人员。

2、外单位借阅档案,一律凭单位介绍信并办理登记手续。在档案室查阅,不得借出室外。

3、非党员不得查阅有关党内档案。

4、查阅档案资料时,不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

5、摘抄的材料须用公文稿纸,不得摘在个人笔记本内。

6、档案材料原则上不借出室外,如特殊需要,经有关领导批准,方能借阅,但时间不得超过一星期。

五、档案统计制度

1、准备统计学校各类档案数量,库藏档案的构成状况和变动状况:

    (1)建立各类档案收进和移动登记台帐。

    (2)建立档案查阅,借阅登记簿。

    (3)建立对收进和移出,查阅和借阅定期分别作出统计。

2、每年年末对库存档案的数量、类别,提供利用情况;档案机构人员变动情况进行统计。  

3、为能反映档案工作全貌,必须正确利用数据、统计工作必须认真负责、确实。

六、档案保密制度

    为贯彻执行档案保密法规,确保学校的秘密安全,特制定档案保密制度。

    1、本校档案室,主要供学校领导和各中层管理人员使用,不属于开放范围,如外单位需要查阅利用档案资料,须经局领导批准。

    2、经领导同意借阅的档案,必须由借阅人严格保管,防止泄密和遗失,阅后必须及时亲自归还给档案管理人员,如需要较长时间借阅使用,须经分管领导同意,办理长借手续。

    3、档案管理人员在每年春节、国庆节、元旦节前进行检查档案工作,以防失落,发现问题及时向领导、保密委员会报告。

    4、严格执行注销手续,凡秘密级以上文件,内部刊物,超保存期等材料销毁时,都必须规定程序办理登记、签字,经主管领导审核批准后注销手续,两人护送保密厂销毁。

5、严格执行档案借阅制度,凡查阅有关机密、绝密和党的重要文件,须经领导批准或同意方能查阅,凡查阅非机密性的业务档案资料,可直接办理查阅档案登记手续。

七、档案鉴定销毁制度

1、定期对学校档案室所库存的档案进行鉴定。

2、档案的鉴定工作要在分管领导的领导下,由有关专业人员共同进行。

3、鉴定工作由鉴定人员按鉴定法对档案材料,逐卷进行审查,根据案卷内容、价值,保管限期,周密地作出鉴定,并做好鉴定报告。

4、凡经鉴定后确定可销毁的档案,必须编制销毁清册,以便备查,销毁清册,必须经本机关领导审查、签名,鉴定人、销毁人和监销人签名,手续完备后方可实施。

5、销毁清册按规定抄报区档案局。

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